オフィスの移転費用の相場は？どんな費用がかかるか解説 | お役立ちコラム

事業を長く続けていれば、オフィスの移転が必要になることもあります。
一軒家やアパートやマンションから個人が引越しする場合には、それなりの費用がかかることは多くの方が認識していますが、オフィスの移転費用がどのくらいかかるのかを理解している方はほとんどいないのが現実です。
ここでは、オフィス移転費用の相場を項目ごとに詳しく解説しています。
近々オフィスの移転を考えている経営者様にとっては、とても役立つ内容となっているので、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転にかかる費用

オフィスの家賃は、都心の一等地の大きなオフィスビルのワンフロアーを貸切る場合などは、数千万円以上の費用が毎月かかるのも珍しいことではありません。
家賃以外にも、机・椅子・家具などを新たに購入する場合、その費用もかかります。
会社の規模が大きく、数百人から数千人の社員がいる場合、仕事で使用する机を揃えるだけでも巨額な費用がかかります。
移転にかかる費用を事前に見積もっておくことは、経営する上でも非常に大切です。
具体的にどのような費用がかかるのか、把握しておきましょう。

賃貸契約費用

まずは新オフィスの賃貸契約をする際に必要になる費用から紹介します。
賃貸契約時には、家賃と前家賃の他に、「礼金」「敷金」「保証委託料」「仲介手数料」「火災保険料」などが必要となります。
この中でもっとも負担が大きくなるのが「敷金」で、オフィスの面積が50坪以下だと月額賃料の3～6ヶ月、50坪以上であれば4～8ヶ月が目安となります。
この点が個人住宅を借りる場合との大きな違いで、オフィス移転の賃貸契約時には、総額で月額賃料の6～12ヶ月が必要となります。

内装工事費用

特に内装工事が必要ない場合でも、内装工事費として様々な費用がかかります。
もちろん、デザインやレイアウトにこだわると、それだけ費用負担は多くなります。
内装に手を加える場合は、設計費用として1坪あたり1～3万円かかります。
与えられた内装をそのままの状態で使用する場合でも、デスクや椅子などの「オフィス家具費用」、電気、電話、LAN工事などの「IT・通信設備工事費用」が必要となるため、内装工事費用としては1坪あたり10～20万円が相場となっています。

移転に伴う新しい名刺作成費や挨拶状等の費用

オフィスには様々な什器が必要ですし、新しい名刺や封筒類、移転を知らせる挨拶状などが必要となります。
これらは、社員1人あたり1～2万円が相場です。

手続きを行政書士に任せる場合の費用

オフィスを移転する場合は、税務署や法務局や社会保険事務所などのいろいろな期間に必要な届出をしなくてはいけません。
一般的には行政書士にこれらの手続きを依頼することになり、費用相場は会社の規模に関係なく1式10～20万円となっています。

不用品処分費用

オフィスを移転する際には、不用品の廃棄が必要となり、どんなにゴミを減らそうとしてもある程度の廃棄物は出てしまいます。
不用品の処分費用は、4トントラック1台で10万円程度の費用がかかります。

原状回復工事費用

オフィスを移転する際には、原状回復工事費が発生します。
使用期間が少ないと工事は必要ないと思っている方も少なくないようですが、退去時には契約で原状回復義務が定められているケースがほとんどです。
そのため、入居時とあまり変化がない状態でも、1坪あたり3～5万円、大きなオフィスビルでは5～8万円が原状回復工事費の相場となっています。

移転費用を抑える方法

新オフィスの移転には、賃貸契約費用以外にも様々な費用が発生します。
会社の規模が大きくなると、移転に数千万円や億単位の経費をかけなくてはいけません。
ただし、工夫次第で経費を削減することもできます。
たとえば、搬入作業などを業者任せにしないで社員が極力手伝うことで、相当な費用を抑えることができます。

また、各作業を別々の業者に依頼するよりも、できだけ関わる業者数を減らすことにより、値段交渉もしやすくなって費用を軽減させることができます。
それに、多くの業者が入り乱れて作業を行うとどうしても効率が悪くなって、費用負担が増す要因にもなってしまいます。
オフィスの移転費用をできるだけ少なくするには、複数の業者から相見積りをとることを推奨します。
他の業者と比較していることを敢えて知らせることでも、業者間に競争意識が働いて値引き交渉がしやすくなります。
また、不用品はただ廃棄するのではなく、リサイクル業者に買取してもらうことで、上手くいけば不用品の処分費用を0やプラスにできるかもしれません。

オフィス移転の注意点

オフィスを移転する場合は、賃貸契約解除の意向を移転の半年前には通知しなくてはいけません。
オフィスの移転には、やるべきことが山のようにありますので、半年という期間は決して長くはありません。
できるだけ余裕をもって移転計画をしておくことで、移転費用を抑えることにもつながります。
何をすべきか工程表を作成して、その通りに準備していけば、不用品も手間も減らすことができます。
移転先の情報もできるだけ早めに集めて、かけられる費用の上限をしっかり意識しながら計画を立てることにより、移転費用を抑えることにもつながり、移転を成功させることができます。