入退出管理にはシステムが必要？導入の決め手とは | お役立ちコラム

社内の安全やセキュリティ、機密情報保護の視点から、入退室管理システムを導入する企業は年々増加傾向にあります。
しかし、システム導入のためには高額な費用がかかります。
また、セキュリティの高さや操作のしやすさなどのスペックも、製品によって異なるため導入を迷っている企業も少なくありません。

ここでは、入退室管理システムについて解説していきますので、導入検討の際の参考にしてください。

入退室管理システムとは

入退室管理システムは、ICカード認証や生体認証などを使って、出入りできる人を制限します。
また、いつ・どこに・誰が入退室したかを管理する役割も持っています。
人間が確認をしなくても機械ですべてを管理できるので、正確かつ安全に会社を守れるシステムです。

では、どういったシステムや機能を持っているのかを詳しく見ていきましょう。

入退室管理システムの種類について

入退室管理システムは、主に4つの種類があります。

・ドアや窓の施錠忘れを検知して知らせる通知システム
・生体認証や暗号認証など、さまざまな認証システム
・侵入者があるとすぐにセキュリティに知らせる通報システム
・IPカメラやネットワークカメラと連携している監視システム

このように、さまざまな種類の中から、用途やシチュエーションに合わせて選ぶことができます。

入退室管理システムの機能について

入退室管理システムの機能は種類や製品によって異なりますが、どのシステムにも共通する基本機能は4つあります。

・入室した人、退室した人の分析
・入室した人、退室した人の履歴
・入退室する人の制限
・不法侵入者の監視

これらの機能はあくまでも基本であり、セキュリティを強化するための機能や生存確認機能、室内灯の消灯点灯機能などを搭載しているシステムもあります。
近年は、職種や企業の特性に適した機能がどんどん開発されており、利便性も備えたシステムも生まれています。

入退室管理システムの必要性

「入退室管理システムは、会社の規模や情報漏えいのリスクで導入を決めるべき」と思っている企業も多いかもしれません。
確かに従業員が3～5人程度の会社であれば、不要なことは多いです。
しかし、従業員が10人以上で人が管理するのは難しい場合や、例え小規模でも漏えいを絶対に防がなくてはいけない情報を管理している企業であれば、システム導入は必須です。

もちろん、会社の規模が大きくなればなるほど、人や物の管理を確実にしなくてはいけないので、入退室管理は徹底する必要があります。
人間の管理能力には限界がありますし、今や「情報」も大きな経済価値があるため、どんな企業であっても入退室管理システムは必要と言えるのです。

入退室管理にシステムを導入するメリット

入退室管理システムにはコストがかかるため、予算との兼ね合いで導入を見合わせている会社もあるでしょう。
しかし、コストをかけても導入するメリットがあります。

入退室する人間を正確に把握できる

システムを導入しておけば、入退室が記録されて履歴として残るので、誰が出入りしたのかを正確に把握できます。
特に機密保持の情報を管理するエリアでは、入退室の管理は必須です。
この管理ができていないと、万が一情報漏えいなどが起こった場合、早期解決が難しくなります。

不法侵入を防げる

入退室管理システムを導入することで、不法侵入を防げるというメリットが得られます。
会社によっては、社員だけでなく清掃業者や取引業者などさまざまな人間が出入りしますが、一人ひとりの行動をチェックすることはできません。
認証システムを入れておけば、認証されない人は入退室できないので、セキュリティ強度を高めることができます。

入退室管理システムの認証方法

入退室管理システムでは、限られた人しか出入りできないように管理します。
この機能があるからこそ、セキュリティを守ることができます。
しかし、認証方法によってセキュリティ強度の高さは違ってくるので、自社に合った方法を選びましょう。

ICカードによる認証

現在、もっとも導入数が多いのがICカードによる認証方法です。
ICカードは社員証と兼用できるうえに、パソコンなどOA機器の認証デバイスでも採用している会社が多くあります。
管理自体はシンプルですが、セキュリティ強度の高いことで人気となっています。

暗証番号による認証

人の出入りを管理するだけであれば、暗証番号による認証で十分です。
ドアノブの部分もしくはドア付近にテンキーが設置されているシステムで、入室するときに当事者が入力する方法となります。
低コストなので導入はしやすいものの、情報漏えい対策や入退室のデータ分析などはできません。

生体認証による認証

機密情報がある会社や重要度の高い施設で導入されているのが、生体認証による認証です。
生体認証は、指紋認証や顔認証がスタンダードですが、セキュリティ面を強化するために、最近では網膜認証や虹彩認証などの実用化も進んでいます。

自社にあった入退出管理システムを導入しよう！

入退出管理システムを導入しておけば、セキュリティ面はもちろん情報漏えいを防ぎ会社の利益を守るなどさまざまなメリットが得られます。
ただし、システムの機能は製品によって違いますし、認証方法によって社員への負担も異なるので、いろいろな製品のスペックをしっかり確認しましょう。

当社では入退室管理システム導入をサポートしています。
システム導入を検討されている場合はご相談ください。