オフィスを縮小するメリットとデメリット。適切な縮小化を目指そう | お役立ちコラム

テレワークの浸透により、オフィスに出社する人が減った企業はあるでしょう。
出社する人数に対し、オフィスが広すぎると感じるためオフィスの縮小を検討している企業は増えつつあります。
オフィスの縮小は本当に必要なのか、メリットやデメリットを考えて適切に縮小化しましょう。

どうしてオフィスの縮小化が増えるのか

近年注目されている働き方として、リモートワークやテレワーク、ワーケーションといったものがあります。
どれも決まったオフィスに出社して勤務するスタイルではなく、さまざまな場所で働く方法です。

働く人はオフィスに集まるのではなく、自宅や出先、場合によっては観光地などで働くため、大勢が集まるオフィスが不要となります。
ただ仕事上どうしても集まることもあるでしょう。
また、本社機能を備えるオフィスも必要です。
今までの働き方だと50人のスタッフが集まって仕事をするスペースがオフィススペースとして必要でした。

ですが新しい働き方では、出社が必要なスタッフ分の広さだけあれば十分です。
そこで、不要なスペースを削減しようと考える企業が増えてきたのです。

オフィスに必要な広さとは

スタッフが100人入れば100人が仕事するスペースが必要です。
その広さは少なくとも400平方メートル必要といわれています。
これは労働安全衛生規則というもので定められている内容に基づいて計算された広さです。
この規則を簡単に説明すると、オフィスの天井の高さが2.5メートルの場合には、1人当たり最低限4平方メートル確保しなければならないというものです。
ですがテレワークやリモートワークにより出社人数を3割削減したとしましょう。
すると必要なのは70人分になり、280平方メートルあれはよいことになります。

オフィス縮小化で得られるメリット

ここからは実際にオフィスを縮小することで得られるメリットについてみていきましょう。
オフィス縮小化に合わせ、テレワークやリモートワークの導入で出勤するスタッフが減った場合も合わせて解説します。

専有面積の縮小で賃料が下がる

賃貸でオフィススペースを確保している企業は多いでしょう。
単純にオフィススペースが少なくなれば、必要になる専有面積が減るため単純に賃料が下がります。

例えば東京都内の場合、賃料は坪単価で22,000円程といわれています。
100平方メートルは約121坪なので、100人のスタッフが集まるオフィスの場合は約2,662,000円の賃料が必要です。

ですが3割縮小すれば賃料は約1,863,400円で済みます。
単純に約798,600円も賃料が削減できます。

面積に対する付帯費用が下がる

必要な専有面積が減ると、照明に必要な電気代、空調費といった費用も削減可能です。
例えば、100平方メートルのオフィスで40W蛍光灯タイプの照明を40本使用した場合、8時間点灯すると1日当たり780円電気代がかかります。
1か月だと23,400円ほどです。
70平方メートルのオフィスなら蛍光灯も28本程度に減るでしょう。
1日当たりの電気代は540円となり、1カ月で16,200円ほどなので、ここでも7,200円削減できます。
光熱費をはじめ掃除にかかる費用なども削減可能です。

オフィス家具の削減

オフィスで働く人が減れば必要とオフィス家具も減ります。
また出社したスタッフが各自固定のデスクを持つのではなく、フリーアドレスデスクのようなスタイルにオフィスレイアウトが変更となるでしょう。
そのため、オフィス内が整理整頓されるのもメリットかもしれません。

ペーパーレス化によるコスト削減

テレワークやリモートワークが増えると、紙書類での情報共有が減り、電子化やデータ化が進みます。
コピー用紙購入費用やコピー機のリース費用などのコストも削減できるでしょう。

出社スタッフの削減に伴い交通費などの削減

これはケースにもよりますが、一定のスタッフのみが出社するスタイルなら出社しないスタッフの交通費が不要になります。
お茶やコーヒーなどスタッフが無料で使えるよう用意する福利厚生備品の購入コストも減ります。

出社するスタッフが少なくなれば、出社するスタッフが通いやすい場所にオフィスを移転することもできるでしょう。
今までよりも交通費が削減され、さらにスタッフにとっては通勤時間が短縮できるメリットも生まれます。
結果的にスタッフの労働環境の改善や、作業効率の向上などに繋がる可能性があります。

オフィス縮小化により起こるデメリット

メリットが多そうなオフィス縮小化ですが、デメリットもあります。
例えば、オフィスを縮小するためにはレイアウト変更やオフィス移転などが必要です。
これらを実行すると、コストがかかりますよね。
また、オフィス移転となれば各種届出も必要です。
オフィスの縮小化には思いのほか手間もかかるのです。

さまざまな働き方への対応

オフィスを縮小する分、テレワークやリモートワークに対応した働き方への改革が求められます。
今まで紙ベースだった資料をデータ化する手間やその環境も整えなければなりません。
自宅やサテライトオフィスで働くスタッフが働きやすくするためのネットワーク環境の整備や、仕事で使用する電気代などの補助も必要でしょう。

スタッフの心のケア

オフィスに出社しないことで中にはモチベーションが下がるスタッフも多くなるかもしれません。
このようなことが起こらないよう、心のケアも必要です。

またテレワークが常態化することでスタッフ同士のコミュニケーションが希薄になる恐れもあります。
ときには一緒に集まりコミュニケーションを図るなどの配慮が必要となります。

まとめ

オフィス縮小や移転でスタッフが働きやすい環境を構築しなければオフィス縮小や移転は失敗してしまいます。
思い付きで実施するよりは、オフィス縮小や移転の実績を持つ業者と相談し、メリットとデメリットを比較してよく検討することも大切です。
オフィス縮小化による移転には、オフィス環境構築を行う当社へ、ぜひご相談ください。