オフィス移転時のチェックリストはこれ。新旧オフィスですべきこと | お役立ちコラム

オフィスを移転する時にはいろいろとやらなければならないことが多く、バタバタとしがちです。
ですが新旧オフィスでは、それぞれすべきことがあります。
今回は、オフィス移転時にすべきことをチェックリストにしましたので参考にしてください。

旧オフィスですべきこと

まず旧オフィスですべきことをチェックしていきましょう。
移転を決めた後からの流れに合わせて紹介します。

賃貸契約の解約予約

オフィスを賃貸している場合は、賃貸契約を解約しなければなりません。
一般的にはオフィスの場合は退去の6か月前、小規模オフィスの場合でも3か月前には解約予約を貸主に対して実施します。

賃貸契約を解約するにあたり、契約時に取り決めがあるかも確認します。
敷金や委託金の取り扱い、原状回復義務の有無などが契約書に記載されているため、こちらを確認しておきましょう。
また移転後新オフィスにいつから入居できるかも改めて確認します。
旧オフィスの退去までに新オフィスに入れないとなると大変です。

退去後の原状回復工事

賃貸契約では通常「原状回復義務」といって、オフィスを借りた時と同じ状態に戻す必要があります。
原状回復を実施する業者を貸主が指定する場合と、借主が探す場合があります。
前者の場合は貸主に業者の手配やスケジュールを確認します。
後者の場合はまず業者探しから始め、スケジュールを決定します。
移転2か月前までには原状回復工事を発注しましょう。
また、原状回復はどこまで実施すべきか貸主としっかりと申し合わせます。

引っ越し業者の選定と作業内容の確認

まず、旧オフィスから新オフィスに引っ越すための作業にあたる引っ越し業者を選定します。
その際作業内容を確認し、トラブルなく引っ越し作業ができる業者を選定することが重要です。

また、引っ越しの際に発生する産業廃棄物の処理方法についても一緒に相談します。
引っ越し業者の選定にあたってはコストも大切ですが、廃棄物処理まで含め問題なく作業できる業者の選定が必要です。
概ね引っ越し2か月前には業者の選定を実施しましょう。

社内マニュアルの作成とスケジュール管理

引っ越しまでのスケジュールを解約予約の通知を発送する時点から作成しておきましょう。
また引っ越し業者が実施しない作業についての役割分担などをマニュアル化しておきます。

新オフィスですべきこと

次に、新オフィスですべきことを新オフィス選定時点から考えてみましょう。

オフィス移転の理由の洗い出し

なぜオフィス移転するのかを考え、旧オフィスでの問題点、新オフィスで必要なものなどを洗い出します。
洗い出した内容を元に、新オフィス探しを実施していきましょう。

新オフィスの物件探しと賃貸契約

移転理由の洗い出しによって見つかった問題点が改善できるオフィスを探します。
また従業員の通勤、取引先とのアクセス、周囲の環境なども考慮した物件選びが必要です。
入居時に必要なコストの洗い出しや、移転後必要な設備が整っているかも考えた物件選びをしましょう。
もし社有車がある場合には、駐車場の有無もチェックが必要です。

新オフィス内のレイアウト

物件が決まったらその物件内のレイアウトも考えます。
旧オフィスから持ち込むもの、買い替えるものなどもこの時点で選定します。
発注すべき備品や設備、旧オフィスで廃棄すべき備品や設備をリストアップし、可能であれば新しく必要な備品や設備の発注を済ませます。
レイアウトが決定したら、内装工事の検討を始めスケジュールも確認してください。
移転3か月前までには工事を発注し、作業スケジュールを確定しましょう。

引っ越し前後にすべきこと

オフィス移転が決まり、新オフィスの選定が終了したら社外に移転の期日や移転場所の通知が必要でしょう。

・移転先住所を記載した社用封筒の作成
・名刺の作成
・挨拶状の発送

このようなものは新オフィスが決まったら始めましょう。

また、役所に届出が必要な場合もあります。

・法務局：移転から2週間以内（支店の場合は3週間以内）
・税務署：移転から1か月以内
・都道府県税事務所：移転から1か月以内
・社会保険事務所：移転から5日以内
・労働基準監督局：提出書類により異なる
・公共職業安定所：変更のあった日から10日以内
・郵便局：移転後すみやかに

などです。

従業員の通勤ルートなどが変更となる場合は、交通費の清算も必要です。

新旧オフィスでの立ち合いも忘れずに

退去した後旧オフィスでは原状回復工事が始まります。
工事の前に積み込腰などがないか必ず確認しましょう。
また新オフィスで滞りなく業務が開始できるよう内装工事などが終了しているかチェックしておきましょう。

旧オフィスの原状回復工事が終わり、実際に貸主に引き渡すまで旧オフィスでの作業は続きます。
新オフィスでの作業と並行して実施しなければなりません。

まとめ

オフィスの移転は一般の住居の引っ越しよりもやることが多岐にわたります。
やり残しがあるとトラブルが起こる可能性もあるため、細心の注意を払う必要があります。
自力でオフィス移転作業を実施するのは大変でしょう。
オフィスの移転は、アウトソーシングすると面倒がありません。
当社でもオフィス環境の整備などを請け負っていますので、ぜひご相談ください。