事務所の移転マニュアルとは？注意点や手順をチェック | お役立ちコラム

事務所を移転する理由はいろいろありますが、オフィスの移転は頻繁に行われることではないため、いざそのときがくれば何から手をつけていいか分からず、トラブルに発展してしまうようなことも珍しくありません。
このコラムでは、事務所の移転を成功させるポイントや注意点を、マニュアルとしてまとめて解説します。
事務所を移転した後に必要な手続きについても紹介しているので、業務に支障が出ないようにスムーズな移転を実現させたい方は、ぜひご覧ください。

事務所移転を成功させるための2つのポイント

事務所の移転を滞りなく成功させるために必要となる主なポイントを2つ紹介するので、参考にしてください。

事務所移転の目的を明確にする

事務所の移転を成功させるためには、移転先であるオフィスを決めて契約を交わし、働きやすい環境にするための準備や工事などが必要となります。
しかし、オフィスの移転は思い立ったらすぐに実行に移せるものではなく、一般的には半年以上前に物件のオーナーや管理会社へ解約通知をしなくてはいけません。

したがって、最低でも半年以上前にはオフィス移転を実行することを決めておく必要があり、そのためには事務所移転をする目的を明確にしておかなくてはいけないのです。
「今の事務所に留まってはいけない理由」「新しいオフィスに何を求めているのか」などを具体的にしないまま移転してしまうと、後悔する可能性が高くなってしまいます。

オフィスの移転には思っている以上の費用がかかります。
移転に失敗したからといって簡単にやり直すことはできないため、必ず目的は曖昧ではなく明確にする必要があるのです。

事務所移転チームを結成する

オフィスを移転する前には、どのように当日を迎えるかの段取りを明確にし、事前に全体のスケジューリングをしなくてはいけません。
事務所の移転を終えるまでには、多くの時間や手間がかかります。

会社の規模にもよりますが、事務所の移転にはそれなりのコストもかかり、労力も必要になります。
従業員が数人しかいない場合は、経営者一人で全ての段取りを組むことも可能ですが、ある程度の人数がいるような企業ではそうはいきません。

そのため、オフィスの移転をスムーズに進めるためには、オフィス移転のためのチームを結成するのが一般的な流れとなっています。
大きな会社であれば総務部を中心として移転計画を進めていきますが、移転を成功させるには各部署の協力も不可欠です。

通常業務に支障を与えないように移転を終えるためには、各現場との打ち合わせを綿密に行う必要があります。
役割をしっかり分担してスケジュールを決めて行動しなければ、事務所の移転を成功させることは難しいのが現実です。

事務所移転を失敗させないための3つの注意点

以下に、事務所の移転を失敗させないために注意すべきポイントを3つ紹介します、

現場の声をしっかり聞く

会社の規模が大きいほど事務所を移転する際には現場の声をしっかり聞いて、各部署の要望をまとめてそれに沿って移転先を決めたり、オフィス環境を整えたりしなくてはいけません。
事務所を移転したせいで、働きにくくなってしまうようでは意味がありません。

全ての要望を叶えられるとは限らないので、社員の声を聞きながら要望に対する優先順位を移転チーム内でしっかりまとめて、それを実行できる事務所を見つけましょう。
オフィス探しを不動産会社などに依頼する場合は、優先順位をしっかり伝えておくことが大事です。

業者選定を丁寧に行う

事務所探しを依頼する業者も含めて、オフィスの移転には内装工事業者、ネットワーク工事業者など複数の業者の協力が必要になります。
どの業者を選ぶかによって、かかるコストも違えば要する時間も変わってくるため、業者の選定は丁寧に行わなくてはいけません。

賃貸契約の内容をこまなく確認する

新しい事務所に移転する際に、最もコストがかかるのが賃貸契約の費用です。
家賃や敷金や礼金だけで移転先を決めてしまうと、後々トラブルに発展する可能性が高まるので、共益費や更新料や水道光熱費や清掃費など、その他にもかかる費用や契約内容をくまなく確認しましょう。

事務所移転後に必要な手続き

事務所を移転する前にも、リース品の移動や移転挨拶状の手配や郵便局への移転などさまざまな手続きが必要になりますが、事務所移転後にも絶対にしなくてはいけない大事な手続きが複数あります。
たとえば、法務居には移転後2週間以内に移転した年月日を登記するための届出をしなくてはいけません。

オフィス移転前の社会保険事務所には、移転後5日以内に適用事業所所在地変更届を出す必要があります。
その他にも、労働基準監督署やハローワークや消防署などに、必要な届出をしなければいけません。

もちろん、移転後すぐに通常業務を行うためには、電気、水道、電話などの手配をしておく必要があります。

まとめ

事務所を移転するためには、新しいオフィスを決めるだけでもかなりの手間や時間がかかり、移転後にもいろいろな手続きが必要になるため、事前に一連の流れをきちんと把握しておく必要があります。
日常業務に支障が出ないように、経営者や移転を任された担当者は移転のためのマニュアルを理解して、スケジュールをしっかり立てて丁寧にことを進めていかなくてはいけません。

段取りを間違えてしまうと業務に支障が出てしまうばかりか、会社の信用を損なう恐れもあります。
そのようなことが万一でも起きないように、事務所の移転をご検討の場合は、No.1オフィスデザインにご相談ください。