事務所移転を成功させるための2つのポイント

事務所の移転を滞りなく成功させるために必要となる主なポイントを2つ紹介するので、参考にしてください。

事務所移転の目的を明確にする

事務所の移転を成功させるためには、移転先であるオフィスを決めて契約を交わし、働きやすい環境にするための準備や工事などが必要となります。
しかし、オフィスの移転は思い立ったらすぐに実行に移せるものではなく、一般的には半年以上前に物件のオーナーや管理会社へ解約通知をしなくてはいけません。

したがって、最低でも半年以上前にはオフィス移転を実行することを決めておく必要があり、そのためには事務所移転をする目的を明確にしておかなくてはいけないのです。
「今の事務所に留まってはいけない理由」「新しいオフィスに何を求めているのか」などを具体的にしないまま移転してしまうと、後悔する可能性が高くなってしまいます。

オフィスの移転には思っている以上の費用がかかります。
移転に失敗したからといって簡単にやり直すことはできないため、必ず目的は曖昧ではなく明確にする必要があるのです。

事務所移転チームを結成する

オフィスを移転する前には、どのように当日を迎えるかの段取りを明確にし、事前に全体のスケジューリングをしなくてはいけません。
事務所の移転を終えるまでには、多くの時間や手間がかかります。

会社の規模にもよりますが、事務所の移転にはそれなりのコストもかかり、労力も必要になります。
従業員が数人しかいない場合は、経営者一人で全ての段取りを組むことも可能ですが、ある程度の人数がいるような企業ではそうはいきません。

そのため、オフィスの移転をスムーズに進めるためには、オフィス移転のためのチームを結成するのが一般的な流れとなっています。
大きな会社であれば総務部を中心として移転計画を進めていきますが、移転を成功させるには各部署の協力も不可欠です。

通常業務に支障を与えないように移転を終えるためには、各現場との打ち合わせを綿密に行う必要があります。
役割をしっかり分担してスケジュールを決めて行動しなければ、事務所の移転を成功させることは難しいのが現実です。

事務所移転を失敗させないための3つの注意点

以下に、事務所の移転を失敗させないために注意すべきポイントを3つ紹介します、

現場の声をしっかり聞く

会社の規模が大きいほど事務所を移転する際には現場の声をしっかり聞いて、各部署の要望をまとめてそれに沿って移転先を決めたり、オフィス環境を整えたりしなくてはいけません。
事務所を移転したせいで、働きにくくなってしまうようでは意味がありません。

全ての要望を叶えられるとは限らないので、社員の声を聞きながら要望に対する優先順位を移転チーム内でしっかりまとめて、それを実行できる事務所を見つけましょう。
オフィス探しを不動産会社などに依頼する場合は、優先順位をしっかり伝えておくことが大事です。

業者選定を丁寧に行う

事務所探しを依頼する業者も含めて、オフィスの移転には内装工事業者、ネットワーク工事業者など複数の業者の協力が必要になります。
どの業者を選ぶかによって、かかるコストも違えば要する時間も変わってくるため、業者の選定は丁寧に行わなくてはいけません。

賃貸契約の内容をこまなく確認する

新しい事務所に移転する際に、最もコストがかかるのが賃貸契約の費用です。
家賃や敷金や礼金だけで移転先を決めてしまうと、後々トラブルに発展する可能性が高まるので、共益費や更新料や水道光熱費や清掃費など、その他にもかかる費用や契約内容をくまなく確認しましょう。

事務所移転後に必要な手続き

事務所を移転する前にも、リース品の移動や移転挨拶状の手配や郵便局への移転などさまざまな手続きが必要になりますが、事務所移転後にも絶対にしなくてはいけない大事な手続きが複数あります。
たとえば、法務居には移転後2週間以内に移転した年月日を登記するための届出をしなくてはいけません。

オフィス移転前の社会保険事務所には、移転後5日以内に適用事業所所在地変更届を出す必要があります。
その他にも、労働基準監督署やハローワークや消防署などに、必要な届出をしなければいけません。

もちろん、移転後すぐに通常業務を行うためには、電気、水道、電話などの手配をしておく必要があります。

まとめ

事務所を移転するためには、新しいオフィスを決めるだけでもかなりの手間や時間がかかり、移転後にもいろいろな手続きが必要になるため、事前に一連の流れをきちんと把握しておく必要があります。
日常業務に支障が出ないように、経営者や移転を任された担当者は移転のためのマニュアルを理解して、スケジュールをしっかり立てて丁寧にことを進めていかなくてはいけません。

段取りを間違えてしまうと業務に支障が出てしまうばかりか、会社の信用を損なう恐れもあります。
そのようなことが万一でも起きないように、事務所の移転をご検討の場合は、No.1オフィスデザインにご相談ください。

The post 事務所の移転マニュアルとは？注意点や手順をチェック first appeared on No.1オフィスデザイン.

BYODとは

BYODとは英語のBring Your Own Deviceの頭文字をとった言葉で、個人が私物のスマートフォンやノートパソコンなどのデバイスを会社に持ち込み業務で使用することを指します。
日本では欧米諸国ほどBYOD運用が進んでいませんが、IT化が加速してスマホやPCを誰もが当たり前のように所有するようになっていることから、今後は日本でもBYODを導入する企業が増えていくことが予想されます。

BYODのメリットとデメリット

BYODを導入することにより、企業にもそこで働く社員にも多くのメリットがありますが、一方で複数のデメリットが生じることになります。

BYODのメリット

以下に、BYOD導入の主なメリットを記載します。

コスト削減

BYODでは、企業が業務で使用する全ての端末を用意する必要がなくなるため、コストの大幅削減を実現することが可能になります。
さらに、これまでコストの関係で全ての社員に所有させることができなかった端末を、全スタッフに広げて使用できるというメリットもあります。

また、社員一人ひとりが使い慣れた端末を業務で利用できることから、余計なトレーニングコストを掛ける必要もなくなります。
社員としても使いにくい端末を無理して利用しなくてもよくなることも、大きなメリットと言えます。

端末数の削減

BYODを導入することにより、社員はプライベート用と社用の端末を複数所有する必要がなくなるため、身軽に行動できるようになります。
端末の数を減らすことができれば、持ち歩くバッテリーの数も少なくできて、荷物を軽くできるので、肩こりなどの軽減にもつながります。

複数の端末を持って行動していると、紛失や盗難リスクも高くなりますが、端末数が少なくなるとそれらのリスクを劇的に低下させることができます。
それにより、精神的なストレス軽減にも役立ちます。

業務の効率化を図れる

業務でも使い慣れたパソコンやスマホを利用できることになるため、作業スピードがアップし業務の効率化を図れる可能性も高くなります。
これまでは思い立っても会社に行かなければ仕事ができなかったのに、出先や自宅でも仕事ができるようになることから、時間を有効に使えるようになります。

2022年2月現在でも、新型コロナウイルス感染症の終息がなされていない中、テレワークの必要性が強く訴えられていますが、BYODの導入はいろいろな意味でテレワークをしやすくしています。
業務の場所に縛られない働き方を可能にしてくれることも、BYODの大きなメリットと言えます。

シャドーITを撲滅できる

シャドーITを撲滅できることも、社員にとっては大きなメリットです。
シャドーITというのは、正式な許可を得ていない状況で、社員が勝手な判断で個人使用のパソコンやスマホなどを業務に使用することです。

BYODのデメリット

BYODを導入したことによって生じる主なデメリットは、以下の通りです。

情報漏洩リスクが高まる

BYODの最大のデメリットとして挙げられるのが、情報漏洩のリスクを高めてしまうことです。
どうしても私物のパソコンの使用を許可してしまうと、ウィルス感染やサイバー攻撃などのリスクがアップします。

さらに、私物のパソコンやスマホなどは、第三者によって利用される可能性も高くなり、どんなに個々が注意していても家族には利用を許可しているケースが多いのが現実です。
また、私物のパソコンを業務で使用することにより、プライバシーが社内中に漏れてしまう恐れがあることも、社員にとっては大きなデメリットと言えます。

公私の切り替えが難しくなる

BYODの導入により、プライベートと仕事の切り替えが難しくなるというデメリットも生じます。
これまでは、家に帰れば必然的にパソコンを使って仕事ができなかったことから公私の切り替えが上手くできていたのに、それがなくなってストレスを抱えてしまっている方も少なくないようです。

BYODを導入するときのポイント

BYODを導入することにより、どうしても情報漏洩の危険度を高めてしまうことから、事前に運用方針をしっかり決めておくことがポイントとなります。
しっかりと対策をしながら運用すれば、企業としても個人としても見返りの方を大きくすることができます。

そのためには、私用のデバイスの利用範囲や用途を明確に決めることが重要となります。
社内システムへの接続可否などもあらかじめ細かく設定していれば、リスクを最小限に抑えることができます。
私的な情報と企業の情報が混在しないように、情報の取り扱いについても事前に綿密に決めることにより、個人情報の漏洩リスクも抑えることができます。

まとめ

BYODを導入することにより、コスト削減や業務の効率化を高められるなどのいろいろなメリットを得ることができます。
しかし、BYODには情報漏洩やウィルス感染などのリスクは付き物なので、そのことをあらかじめ理解して運用範囲や用途をしっかり決めることが大事になります。

情報漏洩や情報セキュリティ事故には、企業にとって多大な損失を被ることになる可能性があるため、BYODの導入をしたいけど運用に不安があるという方は、No.1オフィスデザインまでお気軽にご相談ください。

The post BYODって何？メリットとデメリットや導入のポイントをチェック first appeared on No.1オフィスデザイン.

旧オフィスにかかる費用について

旧オフィスにかかる費用には、主に「原状回復工事費」「引越し費用」「不用品廃棄費用」「賃料」の4つがあります。

原状回復工事費

オフィスを移転する際には、ほとんどの場合賃貸開始時と同じ状況に戻すことが契約で定められており、そのことを「原状回復工事」といいます。
原状回復工事費は、1坪あたり2万円～5万円が相場となっています。

引越し費用

旧オフィスから新オフィスに引越しするときにかかる費用相場は、社員1人あたり3万円程度とされています。
つまり、社員が10人なら30万円、100人なら300万円もの費用がかかることになります。

不用品廃棄費用

オフィスを引越しする際には、予想以上に多くの不用品が出るもので、廃棄にもそれなりの費用がかかります。
2トン車なら1台7万円～8万円程度、4トン車なら12万円～15万円が相場といわれています。

賃料

旧オフィスから引越しする前には、事前に物件のオーナーや管理会社に連絡して解約日を決めます。
解約日の前に引越しを終えたとしても、契約解除の日までにかかった賃料は支払わなくてはいけません。

新オフィスにかかる費用について

新オフィスにかかる費用には、主に「賃貸契約にかかる費用」「内装工事費」「ネットワーク工事費」「オフィス家具・什器購入費用」の4つがあります。

賃貸契約にかかる費用

新しいオフィスに移転する際に、一番の負担になるのが賃貸契約にかかる費用です。
以下に紹介する初期費用だけで、はっきりとした相場はありませんが、月額賃料の6カ月～12カ月分かかるとされています。

前家賃

前家賃というのは、契約開始月分の賃料のことです。
入居の時期によっては、翌月分を請求される場合もありますが、フリーレントがつく場合は前家賃が不要になることもあります。

敷金（保証金）

一般住宅と大きく異なるのが、敷金（保証金）の額です。
マンションやアパートだと敷金は家賃の1カ月～2カ月分が相場ですが、オフィスの場合は50坪以下でも賃料の3カ月～6カ月分、50坪以上だと賃料の6カ月～12カ月分が相場となっています。

礼金

オフィスの場合、大手ビルオーナーの物件だと礼金は基本的にかかりません。
それ以外の場合は、賃料の1カ月～2カ月分が相場となっています。

保証委託金

保証会社を利用した場合は、保証委託金がかかります。
賃料・共益費の1カ月分を初回費用として支払うのが一般的で、保証契約の更新時には更新料が発生します。

火災保険料

ほとんどのオフィスでは、火災保険料の加入が義務付けられています。
保険料は、2年契約で2万円～3万円が相場となっています。

仲介手数料

仲介手数料とは、仲介を依頼した不動産会社への成功報酬です。
賃料の1カ月分が相場となっています。

内装工事費

新しいオフィスに引越しする際には、内装工事が必要になるケースがほとんどで、工事費用は1坪あたり10万円が相場といわれています。
当然ですが、デザイン会社を入れるなどしてお洒落な内装に仕上げたりすると、それ以上の費用がかかることになります。

ネットワーク工事費

ネットワーク工事費は、電話やLANや電機などのインフラ整備にかかる費用です。
社員1人あたり5万円からが相場となっています。

オフィス家具・什器購入費用

新しいオフィス家具や什器を購入するための費用相場は、1人あたり5万円～30万円と幅があります。

オフィスの移転費用を抑えるには

オフィスの移転費用を抑えるためには、できるだけオフィス家具や什器などを再利用するのが効果的です。
新たに購入する場合は、簡単に廃棄してしまわずに、リサイクル業者に相談して買取を利用すれば、廃棄処分費用も抑えられ、経費削減につなげることができます。

また、一つひとつの作業を全て別の業者に依頼すると、その分費用が高くなってしまうので、できるだけ出入り業者の数を減らすことも経費削減につながります。
オフィス移転をトータルでサポートできる業者なら、オフィスの移転をスムーズに行うことも可能にしてくれます。

オフィスを移転する際の注意点

オフィスを移転するときには、できるだけ時間に余裕を持って計画的に行動するようにしてください。
ノープランで移転を進めてしまうと、予想以上の費用がかかることになってしまいます。

そもそも賃貸物件からの移転を実行するには、通常オーナーや管理会社へ半年前に解除の通知を行う必要があります。
そのため、最低でも6カ月前には移転計画の入念な準備をしておかなくてはいけません。

まとめ

費用をできるだけ安く抑えようとして、複数の業者から見積りをとるのはいいことですが、見積金額だけで依頼先を決めるのは危険です。
一番大事なことは、いかにスムーズに移転を行うかで、それができる業者に依頼しなければ余計な費用がかかってしまうことになります。

オフィスの移転をご検討の場合は、No.1オフィスデザインにご相談ください。
当社では、オフィス移転を安くスムーズに進めるためのトータルサポートをさせていただきます。

The post オフィスの移転にかかる費用はどのくらい？注意点も詳しく解説 first appeared on No.1オフィスデザイン.

ネットワークループとは

ネットワークループとは、その名前の通りに、ネットワーク配線がループになっていることを指し、この状態が続くとループ内でデータが転送され続け、ブロードキャストストームと呼ばれる事象を発生させてしまいます。
ネットワーク上をブロードキャストパケットが破棄されることなくぐるぐると永遠に回り続けてしまうことにより、最終的にはネットワークリソースを使い果たしてネットワーク全体をダウンさせることになるのです。

具体的な例として、ネットワークループが発生すると、直後にはインターネットサイトの表示が遅くなったり、つながらなかったりするなどの症状が起きます。
サーバーへの接続ができなくなったり、同じネットワークに接続している全ての端末が使用できなくなったりすることもあります。

また、ネットワークループが起きると、接続しているパソコンなどのメモリーやCPUなどのリソースに大きな負荷がかかります。
ネットワーク機器のLEDを確認して高速で点滅している場合は、ネットワークループが発生していると考えられます。

ネットワークループの原因

ネットワークループとは、ネットワーク配線がループになっている状態で、代表的な原因は2台のスイッチングハブが2本のLANケーブルで接続することです。
ただし、2台以上の機器を使用しなくても、1台でもネットワークループになる構成を作ることができます。

それを1台ループと呼び、1本のLANケーブルの両端が1台のハブやスイッチングハブ内のポートにつながりループを構成します。
これが最も単純なネットワークループを発生させる構成で、小規模なオフィスでネットワークを構築する際に発生するケースが多いです。

3台ループと呼ばれるのは、その名の通りに3本のケーブルと3台のハブやスイッチングハブでループを構成するもので、パケットが三すくみ状態でループしてネットワークを停止させます。

ネットワークループの原因箇所を特定する方法

前記したように、ネットワークループが起きるとネットワーク機器のLEDが高速で点滅して、インターネットがつながりにくくなるなどの普段とは異なる症状が起きます。
以下に、ネットワークループの原因箇所を特定する方法を記載します。

接続したLANケーブルを抜く

突然ネットワークループが発生した場合は、それを引き起こした原因があるはずです。
ネットワークが正常につながらなくなったり、他の何か気になる症状が発生したりしたときには、それらの症状が起きる直前にケーブルの接続作業をした人がいないか確認してください。
作業を行った人を特定できれば、原因が特定できることになり、接続したケーブルを抜くだけで問題を解決できます。

ハブに接続されているLANケーブルをたどる

ハブに接続されているLANケーブルが少ないなら、ケーブルをたどることでループが起きている箇所を特定しやすいです。
ハブ同士が接続しているポートがあらかじめある場合は、普段から区別できるようにしておくことをおすすめします。

ケーブルを外して点滅状態を確認する

接続されているケーブルの数が多い場合は、怪しいと思うものを1つずつ外してLEDの点滅具合を確認することで、原因を特定しやすくなります。
ケーブルを抜いても高速点滅しているままなら、ケーブルを挿し直して点検していけば、後から戻す場所が分からなくなるようなこともなく、判別もしやすいです。

ネットワークループの防止策

以下に、ネットワークを発生させないための防止策を紹介します。
特に社内にネットワークに詳しい人間がいないような場合は、事前にしっかり対策しておくことをおすすめします。

LANポートをロックする

LANポートに空きがなければ、ネットワークループの原因を防ぐことができます。
LANケーブルの空きを塞ぐポートキャップと呼ばれるツールも販売されているので、有効活用してください。

LANケーブルを取り外しする人を限定する

社内でLANケーブルを取り外しできる人間を限定することで、ネットワークループを発生させる可能性を低下できます。
たとえトラブルが起きても、操作できる人間を最小限にしておけば、原因追及がしやすくなります。

無線LAN化する

無線LAN化することで、ネットワークループ問題を回避できます。
ただし、セキュリティ性に問題がある場合は、専門業者に相談したうえで実行してください。

まとめ

ネットワークのトラブルは社内で混乱を招くだけではなく、作業の一時中断などにもつながってしまいます。
トラブル対処のために時間を割かれるのは、忙しい仕事中にはかなりの痛手だといえるでしょう。

ネットワークループのトラブルや、オフィスのネットワーク環境でお困りの場合はNo.1オフィスデザインにご相談ください。
相談や見積りには完全無料で対応しているので、どうぞお気軽にお問合せください。

The post ネットワークループの原因とは？対処法や防止策をチェック first appeared on No.1オフィスデザイン.

そのため、いかにオフィスお洒落にするかが、企業のオフィスレイアウトを任せられる総務担当者などの課題ですが、このコラムではオフィスで火災が起きた際の避難に必要とされる経路・通路の幅について詳しく調査し解説します。
オフィスの廊下の幅や避難経路などについては、建築基準法や消防法などによって基準が定められているので、ぜひ参考にしてください。

オフィスに必要な廊下の幅とは

オフィスデザインはともかく、オフィスワークをするうえで効率よく快適にスタッフ全員が仕事をするためには、十分な通路幅が必要となります。
スタッフ同士がすれ違う廊下や通路の他にも、デスクとデスクの間など、人が通る経路全てに気を遣わなければいけません。

人がよくすれ違うメインの通路などは、成人男性が横向きなど無理な体制にならない普通の歩行で通れる幅が理想的だといわれています。
それ以外の経路なら、大人一人が通常の歩行で通れれば問題ありません。

前記した通路や経路の幅は、あくまでもオフィス内で皆が快適に過ごすためのものですが、建築基準法という法律で、オフィスの廊下の幅には明確な基準が定められています。
建築基準法というのは建物の最低基準を定めている法律のことで、つまりこの基準を満たさなければ建築も許されないという国が定められた明確な基準です。

廊下に関する基準は「建築基準法施行令第119条」に明記されており、オフィスの廊下の幅は両側に部屋がある場合は1.6ｍ以上、片側にしか部屋がない場合は1.2ｍ以上と定められています。
ちなみにこの場合の廊下の幅は、内寸の寸法となっているので注意が必要です。

内寸というのは、廊下の内側の壁の表面と、向かい側にある壁の内側までの寸法を指します。
もし壁に柱などがあって出っ張りがある場合は、その部分から計測することになるため、より廊下を広くする必要があります。

オフィスの避難に必要な経路幅とは

結論からいうと、火災が起きた際にオフィスから避難するために必要な経路・通路幅は、消防法においては規定がありません。
もちろん、建築基準法でオフィスの廊下の最低限の幅は決められているので、避難するのに十分な経路・通路幅は確保されています。

そのうえで、消防法では避難経路の幅を敢えて定めていないともいえます。
ちなみに、百貨店などお客さんを集めて物販を行う店舗については、消防法によって通路幅の規定が設けられています。

それなら、「オフィスでの火災には消防法が関係していないのか？」といえばそうではありません。
消防法では建築基準法のように、定められた経路・通路の幅の基準を満たしていればいいという単純なものではなく、実際に火災が起きた際にスムーズに非難ができるかを重視しているのです。

それを確認するために、消防法では必要に応じた立ち入り検査を行うことを定めています。
立ち入り検査では、廊下や通路などに置かれた荷物や、デスク間などに十分な避難経路が確保されているかを確認します。

この際に、避難の妨げになる障害物や十分な間隔が保たれていないと見なされれば指導が入り、改善しなければ消防法に違反することになります。
消防の立ち入り検査が入るときだけ改善すればいいということではなく、企業の経営者は従業員の命を守るために消防法を遵守しなくてはいけないのです。

消防法により設置が義務付けられている4つの設備・備品

オフィスで火災が起きたときには、オフィス内にいる人たち全員がスムーズに非難ができる環境を常に整えておくことが大事ですが、消防法ではそれ以外にオフィス内に設置を義務付けているものがあります。
以下に、消防法により設置が義務付けられている設備・備品を4つ記載します。

消火設備

消火設備とは、火災が起きたときに消化を行うための機械機器や設備のことです。
消火器、スプリンクラー、水バケツ、屋内消火栓設備などがこれに当たります。

警報設備

警報設備とは、火災を感知したり通報したりするための装備や設備を指します。
ガス漏れ火災警報設備、漏電火災警報器、自動火災報知設備などがあります。

避難設備

避難設備とは、火災が起きた際に避難をするために使用する機械器具や設備のことです。
避難はしご、誘導灯、滑り台などがこれに当たります。

消防活動用設備

消防活動用設備とは、消防隊が消火活動の際に使用するための設備のことで、排煙設備、連結散水設備などがこれに該当します。

まとめ

オフィスの廊下の幅については、建築基準法によって明確な基準が設けられています。
消防法では、オフィスで火災が起きた際の避難経路の幅などに明確な基準を設けていませんが、必要に応じて立ち入り検査を行い、スムーズに避難できる環境が整えられていることを確認しています。

その際に、廊下に避難の妨げになる障害物が置かれていたり、消防法によって設置が義務付けられている設備がなかったりした場合は、法律違反と見なされて、処罰の対象となり改善を求められることになります。
オフィスのデザインやレイアウトを任されたけど、建築基準法や消防法についてよく分からなくて避難経路や通路幅についてお悩みの場合は、どうぞお気軽にNo.1オフィスデザインにご相談ください。

The post 避難経路の幅はどのくらい？オフィスの消防法・建築基準法をチェック first appeared on No.1オフィスデザイン.

イーサネットは通信規格の1つ

2つ以上の通信機器を繋ぐためには、その通信機器同士が同じ規格に対応している必要があります。
Air Dropを使いiPhoneからAndroidにデータを送信しようと思っても、Android側はAir Dropには対応していないためデータが送れません。
データを送り合うには、共通の通信規格が必要になります。

さまざまな情報端末が同じ通信規格を採用すれば、不具合無くデータが送り合えるようになります。
通信規格にはさまざまなものがあります。
Wi-FiやBluetoothは無線通信の通信規格です。
そしてイーサネットは有線通信の通信規格です。

イーサネットは最も普及している有線LANの規格

有線通信はネットワークと情報端末をケーブルで繋いで接続する通信方法です。
そのため、情報端末とルーターやモデムを繋ぐケーブルが必要です。
ケーブルにはさまざまな種類がありますが、有線LANで使われるのは主にLANケーブルで、その中でもクロスケーブルと呼ばれるものです。

イーサネットとは、ほとんどのケースが有線LANクロスケーブルで繋げたネットワーク環境のこと、またはケーブルそのものを表します。
イーサネットのケーブルは「〇〇BASE-△」といった名称が使われます。
伝送速度の違いにより「〇〇」や「△」に入る数字や記号が変わります。
現在主流となっているのは1000BASE-TXです。
最長100mのケーブルで、最大1Gbpsの速度で通信可能です。

イーサネットとWi-Fiの違い

一般的にWi-Fiは無線LAN規格、イーサネットは有線LAN規格と考えてよいでしょう。
そのため、Wi-Fiとイーサネットの違いは、無線か有線かという点で考えると分かりやすいでしょう。
この2つの大きな違いは、やはりケーブルで繋がれているか、ケーブルが不要かという点です。

利用場所の違い

Wi-Fiはケーブルで繋がれていないため、手軽に持ち運べます。
電波が届く範囲内であれば、天井や壁などの障害物があっても利用可能です。
ですがイーサネットの場合にはケーブルがあるため、利用できる場所が限られるでしょう。
異なる部屋や異なる階にモデムやルーターがあれば、ケーブルを引き回すのが大変です。

安定性やセキュリティ面の違い

しかし、無線の電波は安定した通信ができないケースがあります。
他の電波と干渉し通信速度が低下したり、電波を乗っ取られたりする恐れもあります。
つまり、電波が届く範囲にいる人なら無断で電波が使用される心配があります。

一方イーサネットならケーブルを使い繋げるため、安定した通信が可能です。
ケーブルを繋げなければネットワークに接続できないため、無断使用されることもありません。
セキュリティを考えた場合にはイーサネットの方が安全です。

このためオフィスではWi-Fiではなくイーサネットを活用することが多いのです。
またイーサネットケーブルは短ければ短いほど遅延もほとんどありません。
遅延を避けたいネットワークゲームの利用者の多くはWi-Fi接続ではなくイーサネット接続を選ぶケースが多いようです。

ケーブルの劣化や損傷に注意

ただケーブルは劣化するため、20～30年で交換は必要でしょう。
さらにねじれたり踏まれたり、また引っ張られたりすると損傷する心配があります。
損傷が起こるとネットワークに接続できなくなる恐れがあります。

イーサネットに繋がらない場合の対処法

イーサネットに繋がらす困る場合があります。
とくにオフィスではセキュリティ面を考えWi-Fiなどの無線LANの使用が制限されている場合もありますよね。
保守作業を依頼する前に、イーサネットに繋がらない時に試してもらいたい方法があります。

接続設定を確認する

もし利用したい情報端末だけがイーサネットに繋がっていない場合には、接続設定を間違えているのかもしれません。
まずは接続の設定を確認しましょう。
パソコンの場合には、「ネットワークと共有センター」などで接続設定が確認できます。
イーサネットが無効になっていたら、イーサネットを有効にしてください。

再起動

スマートフォンやパソコンの調子が悪い時に、再起動すると動作が安定することがありますよね。
同じようにイーサネットも再起動すると繋がることがあります。

まずイーサネットに接続している全ての情報機器の電源をOFFにします。
続いてルーター、モデムといった順に、ネットワークから遠い順に電源をOFFしていきます。
全ての電源をOFFにして5分程度待機してから、今度は先ほどとは逆にネットワークに近い機器から電源をONにします。
つまり、モデム、ルーター、情報機器の順です。

ケーブル交換

物理的にケーブルが損傷しネットワークが繋がらなくなっている可能性もあります。
そのため損傷が疑われるケーブルを交換することでネットワークに繋がる場合があります。

ドライバーの不具合

情報機器を動かすためには、ドライバーと呼ばれるソフトウェアが必要です。
ドライバーは時折更新されることがあります。
この更新を実施しないと上手く作動しないことがあるのです。
ドライバーを更新することで不具合が解消されることがあります。
ドライバーを更新しても不具合が解消されない時には、ドライバーを再インストールすると改善することもあります。

まとめ

オフィスではセキュリティの問題や安定性を重視しWi-Fiなどの無線通信ではなく、イーサネットによる有線LANを使用するケースが多くなります。
ですがケーブルの引き回し方が難しい、上手くできないという悩みを抱えているオフィスは少なくありません。
オフィスのネット環境構築、配線でお困りの方は、ぜひ当社にご相談ください。

The post イーサネットとはなにか？Wi-Fiとの違いと接続できない時の対処法 first appeared on No.1オフィスデザイン.

どうしてオフィスの縮小化が増えるのか

近年注目されている働き方として、リモートワークやテレワーク、ワーケーションといったものがあります。
どれも決まったオフィスに出社して勤務するスタイルではなく、さまざまな場所で働く方法です。

働く人はオフィスに集まるのではなく、自宅や出先、場合によっては観光地などで働くため、大勢が集まるオフィスが不要となります。
ただ仕事上どうしても集まることもあるでしょう。
また、本社機能を備えるオフィスも必要です。
今までの働き方だと50人のスタッフが集まって仕事をするスペースがオフィススペースとして必要でした。

ですが新しい働き方では、出社が必要なスタッフ分の広さだけあれば十分です。
そこで、不要なスペースを削減しようと考える企業が増えてきたのです。

オフィスに必要な広さとは

スタッフが100人入れば100人が仕事するスペースが必要です。
その広さは少なくとも400平方メートル必要といわれています。
これは労働安全衛生規則というもので定められている内容に基づいて計算された広さです。
この規則を簡単に説明すると、オフィスの天井の高さが2.5メートルの場合には、1人当たり最低限4平方メートル確保しなければならないというものです。
ですがテレワークやリモートワークにより出社人数を3割削減したとしましょう。
すると必要なのは70人分になり、280平方メートルあれはよいことになります。

オフィス縮小化で得られるメリット

ここからは実際にオフィスを縮小することで得られるメリットについてみていきましょう。
オフィス縮小化に合わせ、テレワークやリモートワークの導入で出勤するスタッフが減った場合も合わせて解説します。

専有面積の縮小で賃料が下がる

賃貸でオフィススペースを確保している企業は多いでしょう。
単純にオフィススペースが少なくなれば、必要になる専有面積が減るため単純に賃料が下がります。

例えば東京都内の場合、賃料は坪単価で22,000円程といわれています。
100平方メートルは約121坪なので、100人のスタッフが集まるオフィスの場合は約2,662,000円の賃料が必要です。

ですが3割縮小すれば賃料は約1,863,400円で済みます。
単純に約798,600円も賃料が削減できます。

面積に対する付帯費用が下がる

必要な専有面積が減ると、照明に必要な電気代、空調費といった費用も削減可能です。
例えば、100平方メートルのオフィスで40W蛍光灯タイプの照明を40本使用した場合、8時間点灯すると1日当たり780円電気代がかかります。
1か月だと23,400円ほどです。
70平方メートルのオフィスなら蛍光灯も28本程度に減るでしょう。
1日当たりの電気代は540円となり、1カ月で16,200円ほどなので、ここでも7,200円削減できます。
光熱費をはじめ掃除にかかる費用なども削減可能です。

オフィス家具の削減

オフィスで働く人が減れば必要とオフィス家具も減ります。
また出社したスタッフが各自固定のデスクを持つのではなく、フリーアドレスデスクのようなスタイルにオフィスレイアウトが変更となるでしょう。
そのため、オフィス内が整理整頓されるのもメリットかもしれません。

ペーパーレス化によるコスト削減

テレワークやリモートワークが増えると、紙書類での情報共有が減り、電子化やデータ化が進みます。
コピー用紙購入費用やコピー機のリース費用などのコストも削減できるでしょう。

出社スタッフの削減に伴い交通費などの削減

これはケースにもよりますが、一定のスタッフのみが出社するスタイルなら出社しないスタッフの交通費が不要になります。
お茶やコーヒーなどスタッフが無料で使えるよう用意する福利厚生備品の購入コストも減ります。

出社するスタッフが少なくなれば、出社するスタッフが通いやすい場所にオフィスを移転することもできるでしょう。
今までよりも交通費が削減され、さらにスタッフにとっては通勤時間が短縮できるメリットも生まれます。
結果的にスタッフの労働環境の改善や、作業効率の向上などに繋がる可能性があります。

オフィス縮小化により起こるデメリット

メリットが多そうなオフィス縮小化ですが、デメリットもあります。
例えば、オフィスを縮小するためにはレイアウト変更やオフィス移転などが必要です。
これらを実行すると、コストがかかりますよね。
また、オフィス移転となれば各種届出も必要です。
オフィスの縮小化には思いのほか手間もかかるのです。

さまざまな働き方への対応

オフィスを縮小する分、テレワークやリモートワークに対応した働き方への改革が求められます。
今まで紙ベースだった資料をデータ化する手間やその環境も整えなければなりません。
自宅やサテライトオフィスで働くスタッフが働きやすくするためのネットワーク環境の整備や、仕事で使用する電気代などの補助も必要でしょう。

スタッフの心のケア

オフィスに出社しないことで中にはモチベーションが下がるスタッフも多くなるかもしれません。
このようなことが起こらないよう、心のケアも必要です。

またテレワークが常態化することでスタッフ同士のコミュニケーションが希薄になる恐れもあります。
ときには一緒に集まりコミュニケーションを図るなどの配慮が必要となります。

まとめ

オフィス縮小や移転でスタッフが働きやすい環境を構築しなければオフィス縮小や移転は失敗してしまいます。
思い付きで実施するよりは、オフィス縮小や移転の実績を持つ業者と相談し、メリットとデメリットを比較してよく検討することも大切です。
オフィス縮小化による移転には、オフィス環境構築を行う当社へ、ぜひご相談ください。

The post オフィスを縮小するメリットとデメリット。適切な縮小化を目指そう first appeared on No.1オフィスデザイン.

集中ブースとは

オフィスといえば自席が決まっており、ある程度自分が占有できる場所があるのが一般的でした。
ですが近年ではフリーアドレスデスクなど、自分専用のデスクがないオフィスレイアウトが注目されています。
その日の気分で席が自由に選べ、一緒に働く人とも活発なコミュニケーションが期待できます。

その一方で、仕事に集中したい時に不便、機密情報が周りに見られやすいといった問題があります。
そこで、仕事に集中できる個室のような場所を設置する動きが出てきました。
これが「集中ブース」と呼ばれるものです。
個室のような環境を作ることで、周囲の視線を気にせず作業に没頭しやすくなります。

集中ブースの種類

では実際に集中ブースとはどのようなものかについて紹介しましょう。

パーテーションタイプ

デスクの周りをパーテーションなどで囲い周囲の視線を遮断するタイプの集中ブースです。
最近では集中ブース専用のスクリーンやパネルがあります。
入り口となる部分だけを開口部にし、3方を囲い込むことで周囲が気になりにくい空間が生まれます。
入り口を開口部にすることでオフィスと完全に遮断されないメリットがあります。

ボックスタイプ

イメージとしては1人カラオケボックスや電話ボックスを思い浮かべるとよいでしょう。
天井までしっかりとパーテーションで仕切り、完全にオフィス空間から独立するようなタイプの集中ブースです。
遮音性が高いパーテーションを使えば、機密性が高いWeb会議や通話も周囲を気にせずできます。

ファミレスタイプ

ファミリーレストランには、座席の背後に人の身長程度の衝立を設け半個室のようなテーブル席を設けているケースがあります。
ファミレスタイプはこのような形式での集中ブースです。
2人以上の共同作業を集中して取り組みたいといったニーズに応えられます。

ソファータイプ

ソファーの両サイドと背面を高くすることで、プライベートな空間が作れる集中ブースです。
簡単なサイドテーブルなどが付属するため、オフィスに設置するだけで集中ブースが作れます。
リラックスした雰囲気の集中ブースが欲しいといった要望に応えられます。

既存のデスクに設置するタイプ

集中ブースを設置する場所がない場合は、既存のデスクに設置するタイプが便利です。
デスクの上に囲いを設置することで、周囲からの視線が遮れます。
デスクに設置するタイプなら必要な時だけ設置することもできます。

集中ブースの効果とメリット

ニーズに合わせてさまざまな集中ブースがあります。
このように多様な集中ブースが生まれてきたのは、集中ブースがあることで得られるメリットが大きいためでしょう。
ここでは集中ブースを設置することで得られる効果やメリットを解説します。

集中したいことを周囲が分かる

集中ブースは周囲を気にせず没頭したい時に使用するものです。
つまり集中ブースを使用していることで、周囲にも何か集中して仕事する必要があるのだろうと認知されます。
利用者が集中できるよう、集中ブース使用中は極力声を掛けないなどルール作りが徹底されれば、効率的に仕事に取り組めます。

リラックスできる空間が得られる

見通しのよいオフィスはコミュニケーションが活発になる反面、常に人の視線を感じるなどストレスも感じやすい空間です。
集中ブースがあることで、一時的に視線から逃れリラックスできます。
仕事中といっても、ほっと一息つける時間があることは大切です。
リラックスできることで作業効率が高まる場合もあるでしょう。
落ち着いて仕事したい、機密情報を扱うため人に見られてはいけない仕事に取り組みたいといった場合に効果的です。

雑音がシャットアウトできる

ボックスタイプの集中ブースで、遮音性が高い空間であれば周りの雑音がシャットアウトできるため作業に集中できます。
また周囲が騒がしくWeb会議に支障をきたすといった場合でも、遮音性が高ければストレスなくWeb会議ができます。
機密情報を含む通話なども可能です。

集中ブース設置の注意点

集中ブースを設置する場合にはいくつか注意すべき点があります。

ルールを定める

集中ブース利用の際のルールをしっかりと定めておきましょう。
集中ブース使用中はなるべく話しかけないことや、集中ブースを占有しないことなどです。
誰もが気軽に集中ブースが使えるよう配慮する必要があるでしょう。

できるだけ静かなエリアに設置する

そもそも周囲の視線や音を遮断し集中するためのブースなので、オフィスの入り口近くや人通りが多い場所に設置するのは避けましょう。
オフィス内である程度空間が確保でき、静かなエリアに設置すると効果的に運用できます。

まとめ

作業に没頭したい、周囲から知られたくない通話がある、機密性が高い情報を取り扱いたいといった場合に集中ブースは便利です。
さまざまなタイプの集中ブースから、オフィスの状況に応じて選ぶとよいでしょう。
集中ブースは社員の生産性向上に役立つので、おすすめです。
当社では集中ブース設置を行っているので、ぜひご相談ください。

The post 集中ブースとはどのようなもの？その効果とメリットを解説 first appeared on No.1オフィスデザイン.

デスクの一般的な配置方法

まず一般的なデスクの配置方法とそのメリット・デメリットについて見ていきましょう。
オフィスだけではなく、リモートワークの際のデスクの配置でも参考にしてください。

壁にデスクを付ける配置

机を壁に付けて設置し、壁に向かって仕事するスタイルの設置方法です。
視界には壁以外入りにくくなるため、一見集中できそうな配置です。

ですが、目の前に壁があるため圧迫感を抱く人もいるでしょう。
長時間デスクに向かうことが苦痛と感じる人が多くなります。
また背後に広い空間があることで、不安を感じやすくなる場合もあります。

モニターに映った内容が他の人に丸見えになる点も、オフィスでのデスクの配置方法としては不向きです。

壁に背を向ける配置

先ほどの配置と逆に、壁とデスクの間に空間を作り、そこに椅子を設置して壁に背を向けて座る設置方法です。
背後が壁になるため、どことなく安心感が得られます。

また、作業内容を他人に見られる心配がないため、機密情報を取り扱う場合でも安心です。
ですが視界にさまざまなものが入り込むため、集中力がそがれます。
オフィスであればオフィスの他のメンバーの様子を見渡せますが、メンバーの様子が気になりやすい人には不向きかもしれませんね。

窓に向かう配置

壁に向かってデスクを配置する設置方法と似ていますが、今度は窓に向かってデスクを設置する方法です。
壁に向かう場合と異なるのは、窓があることで外の風景が視界に入る点でしょう。

背後が広いと不安を感じますが、窓が視界に入ると圧迫感がなく安心感が得られます。
背後が広い不安感を相殺してくれる効果が得られます。
パソコンワークなどで目を酷使する作業の場合、窓の外に視線を向けることで目を休める効果が得られます。
ただ正面に窓があると窓の外が気になり作業に集中できない可能性があります。

また、日差しの向きによってはまぶしさを感じるでしょう。
夏は日差しにより暑く、冬は外の寒さが伝わりやすいといったデメリットもあります。

横に窓がある配置

横側に窓が来るように配置する設置方法です。
横には窓の外が見えるため、目を休める効果が得られます。
また、広く景色が見えることで安心感も得られるでしょう。

一方、前に窓があるわけではないため、始終風景が目に入るわけではありませんので、集中力がそがれにくくなります。
加えて日差しの影響も受けにくいでしょう。
モニターの位置も注意すれば、日差しにより見えづらくなる心配がありません。
右利きの人なら左側に、左利きの人なら右側に窓があれば、太陽光により手元が明るく感じられます。

窓に背を向ける配置

窓に背を向けるようにデスクを配置する方法です。
窓が背後にきますが、広い空間を背にしている状態ではないため不安は感じにくいでしょう。
窓に背を向けた状態だと目の前が壁というケースはほとんどありませんので、圧迫感もありません。
日差しの効果で部屋全体が見渡しやすいため、一般的には上役が窓を背にデスクを設置するケースが多いですね。
窓を背にするモニターが見えにくくなる場合があります。

部屋の中央に配置

個室を持つ社長や役員などによく見られるデスクの設置方法です。
扉を正面にしてデスクを設置すれば、部屋に出入りする人が一目でわかるため気になりにくいでしょう。

ただ、部屋の中央にデスクを置くと広い空間が必要です。
デスク回りのオフィス機器への電源供給方法も考えなければなりません。
あらかじめ床にコンセントを設けるか、ケーブルの引き回し方法など配慮すべきことが出てきます。

デスクの向きと窓の向き

機密情報などを取り扱う場合には、できれば背後に人が入り込まないよう壁を背にするようデスクを配置するとよいでしょう。
またデスクの左右どちらかに窓があると、目が疲れた時に外の景色が眺められます。
窓が目の前にある配置だと、外の様子が気になり集中力がそがれる可能性があります。
ですが、少しずらした位置に窓があれば、集中力はそがれにくいでしょう。
程よく窓から外の様子が見える位置にデスクを置くとよいことになります。

ドアの位置も考えよう

部屋を出入りするドアの位置も考慮してデスクを配置しましょう。
ドアが見えないようデスクを配置すると、部屋を出入りする人がいるたびに気になってしまいます。

そのため、ドアが開閉する様子がある程度見えるようデスクを配置しましょう。
ドアの様子がさり気なくチェックできるので、集中力がそがれにくくなります。
とくにリモートワークの際はドアが見える位置にデスクを設置し、ドアが見えるような向きにすることをおすすめします。

まとめ

窓の配置や向きに合わせてデスクの配置や向きを考えると、仕事への集中力や仕事する上での気持ちが変わってきます。
ほっと目が休められるよう、視界のどこかに窓や窓の外の景色が見えるようデスクを配置するとよいですね。
デスクの位置は生産性や集中力向上に関わります。
当社ではデスクの配置やレイアウト変更も行っていますのでぜひご相談ください。

The post 窓の向きとデスクの向きの関係性。デスクの配置は窓の向きに合わせよう first appeared on No.1オフィスデザイン.

旧オフィスですべきこと

まず旧オフィスですべきことをチェックしていきましょう。
移転を決めた後からの流れに合わせて紹介します。

賃貸契約の解約予約

オフィスを賃貸している場合は、賃貸契約を解約しなければなりません。
一般的にはオフィスの場合は退去の6か月前、小規模オフィスの場合でも3か月前には解約予約を貸主に対して実施します。

賃貸契約を解約するにあたり、契約時に取り決めがあるかも確認します。
敷金や委託金の取り扱い、原状回復義務の有無などが契約書に記載されているため、こちらを確認しておきましょう。
また移転後新オフィスにいつから入居できるかも改めて確認します。
旧オフィスの退去までに新オフィスに入れないとなると大変です。

退去後の原状回復工事

賃貸契約では通常「原状回復義務」といって、オフィスを借りた時と同じ状態に戻す必要があります。
原状回復を実施する業者を貸主が指定する場合と、借主が探す場合があります。
前者の場合は貸主に業者の手配やスケジュールを確認します。
後者の場合はまず業者探しから始め、スケジュールを決定します。
移転2か月前までには原状回復工事を発注しましょう。
また、原状回復はどこまで実施すべきか貸主としっかりと申し合わせます。

引っ越し業者の選定と作業内容の確認

まず、旧オフィスから新オフィスに引っ越すための作業にあたる引っ越し業者を選定します。
その際作業内容を確認し、トラブルなく引っ越し作業ができる業者を選定することが重要です。

また、引っ越しの際に発生する産業廃棄物の処理方法についても一緒に相談します。
引っ越し業者の選定にあたってはコストも大切ですが、廃棄物処理まで含め問題なく作業できる業者の選定が必要です。
概ね引っ越し2か月前には業者の選定を実施しましょう。

社内マニュアルの作成とスケジュール管理

引っ越しまでのスケジュールを解約予約の通知を発送する時点から作成しておきましょう。
また引っ越し業者が実施しない作業についての役割分担などをマニュアル化しておきます。

新オフィスですべきこと

次に、新オフィスですべきことを新オフィス選定時点から考えてみましょう。

オフィス移転の理由の洗い出し

なぜオフィス移転するのかを考え、旧オフィスでの問題点、新オフィスで必要なものなどを洗い出します。
洗い出した内容を元に、新オフィス探しを実施していきましょう。

新オフィスの物件探しと賃貸契約

移転理由の洗い出しによって見つかった問題点が改善できるオフィスを探します。
また従業員の通勤、取引先とのアクセス、周囲の環境なども考慮した物件選びが必要です。
入居時に必要なコストの洗い出しや、移転後必要な設備が整っているかも考えた物件選びをしましょう。
もし社有車がある場合には、駐車場の有無もチェックが必要です。

新オフィス内のレイアウト

物件が決まったらその物件内のレイアウトも考えます。
旧オフィスから持ち込むもの、買い替えるものなどもこの時点で選定します。
発注すべき備品や設備、旧オフィスで廃棄すべき備品や設備をリストアップし、可能であれば新しく必要な備品や設備の発注を済ませます。
レイアウトが決定したら、内装工事の検討を始めスケジュールも確認してください。
移転3か月前までには工事を発注し、作業スケジュールを確定しましょう。

引っ越し前後にすべきこと

オフィス移転が決まり、新オフィスの選定が終了したら社外に移転の期日や移転場所の通知が必要でしょう。

・移転先住所を記載した社用封筒の作成
・名刺の作成
・挨拶状の発送

このようなものは新オフィスが決まったら始めましょう。

また、役所に届出が必要な場合もあります。

・法務局：移転から2週間以内（支店の場合は3週間以内）
・税務署：移転から1か月以内
・都道府県税事務所：移転から1か月以内
・社会保険事務所：移転から5日以内
・労働基準監督局：提出書類により異なる
・公共職業安定所：変更のあった日から10日以内
・郵便局：移転後すみやかに

などです。

従業員の通勤ルートなどが変更となる場合は、交通費の清算も必要です。

新旧オフィスでの立ち合いも忘れずに

退去した後旧オフィスでは原状回復工事が始まります。
工事の前に積み込腰などがないか必ず確認しましょう。
また新オフィスで滞りなく業務が開始できるよう内装工事などが終了しているかチェックしておきましょう。

旧オフィスの原状回復工事が終わり、実際に貸主に引き渡すまで旧オフィスでの作業は続きます。
新オフィスでの作業と並行して実施しなければなりません。

まとめ

オフィスの移転は一般の住居の引っ越しよりもやることが多岐にわたります。
やり残しがあるとトラブルが起こる可能性もあるため、細心の注意を払う必要があります。
自力でオフィス移転作業を実施するのは大変でしょう。
オフィスの移転は、アウトソーシングすると面倒がありません。
当社でもオフィス環境の整備などを請け負っていますので、ぜひご相談ください。

The post オフィス移転時のチェックリストはこれ。新旧オフィスですべきこと first appeared on No.1オフィスデザイン.